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語言文字，是人類用以表達思想、交流情感、溝通資訊的特有工具。在日常工作與生活裏，基層公務員不僅需要具備一定的語言文字的使用能力，而且還必須以此作為自身最為重要的交際工具。
俗話說：“言為心聲”，“字如其人”。在平日運用語言文字時，基層公務員必須對其多加要求，恪守成規。所謂語言禮儀規范，指的就是基層公務員運用語言文字不能不遵守的一些成規。
具體而言，語言禮儀規范實際上體現於兩個相互關聯的不同方面。一方面，它對基層公務員“說什麼”、“寫什麼”有所規范，此即所謂“內容美”。另一方面，它對基層公務員“怎樣說”、“怎樣寫”也有所要求，此即所謂“形式美”。
運用語言文字時，基層公務員不能忽略其“內容美”，因為離開了內容，其具體內容便無本可依。與此同時，對其“形式美”也應高度關注，因為內容體現於形式，形式錶現內容。完全忽略了形式，語言文字的“內容美”便無從談起。總而言之，基層公務員對語言文字的“內容美”與“形式美”應給予同等重視。
公文禮儀
公文，即相對私人文書而言的公務文書的簡稱。各級行政機關的公文，就是各級公務員在公務活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實際需求的內容。
公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發佈行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規范的程式性、絕對的權威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。
根據1993年11月21日由國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，我國將現行行政公文分為如下12類13種，並對每一類每一種公文的具體內容、適用範圍、適用對象都作了具體的規定。
命令 適用於依照有關法規發佈重要行政法規和規章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關人員，撤銷下級機關不適應的決定等。
議案 適用於各級人民政府按法定程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。
決定 適用於對重大活動或事項作出安排。
指示 適用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。
公告和通告 向國內外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項則用“通告”。
通知 適用於發佈行政法規和規章，批轉下級機關的公文，轉發上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用幹部。
通報 適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。
報告 適用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答覆上級機關的詢問。
請示 適用於向上級機關請求指示、批准。
批覆 適用於答覆下級機關的請示事項。
函 適用於互不隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。
會議紀要 適用於傳達會議情況和會議精神。
各級行政機關的公文在公務活動中發揮著極其重要的作用。
第一，公文具有法規和準繩的作用。有的公文本身就屬於法規文件，有的公文則是法規的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規范作用，是個人和單位行動的準繩。
第二，公文具有領導和指導的作用。透過互行公文，上級機關可傳達領導意圖，下級機關則可遵照執行、貫徹領導意圖。
第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關可透過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。
第四，公文具有聯系和知照的作用。透過互行公文，各級行政機關可互相交流、溝通資訊、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領導水平。
第五，公文具有依據和證明的作用。公文是發文單位開展公務活動的記載，也是收文單位聯系、開展工作的書面憑據，起著公認的“立此存照”的作用。
正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務員的一項基本職責。
公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》。本節將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述。
一、公文的撰制
公文是國家行政機關的喉舌，也是聯系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。
(一)內容要求
任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什麼，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。
1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相牴觸，應及時向領導提出，並予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體說明，切勿使之前後矛盾。
2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。
(二)格式要求
公文是一種規范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。
1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。
正如南朝劉勰在《文心雕龍•章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異”。各種公文體現的是不同的發文機關權限範圍和行文機關之間的不同關係，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，采取相應格式。
2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。
其一，文頭。文頭包括檔案名稱稱與發文字號。檔案名稱稱，由發文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。檔案名稱稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發文字號，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只注明主發機關的發文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“()”。
其二，正文。正文包括以下七部分內容。
一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關於在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾注明了發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。
二是主送機關。即負責受理或答覆該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫於左首頂格處，按級別高低順序排列。
三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之後。
四是附件。即附屬於正文的材料，用於對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之後注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。
五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應採用機關全稱或規范化簡稱，寫於正文或附件名稱之後一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。
六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫於發文機關下方，使用年月日全稱。
七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋於發文機關名稱和發文日期的字面上。
其三，文尾。文尾包括如下三個部分。
一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便於公文的電腦檢索與管理。主題詞不同於公文標題，其確定應從公文內容範疇、主題內容、特徵和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局於1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局於1998年8月修訂發佈的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫於發文日期之後，用黑體字印刷。
二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。
三是制發機構和制發時間。即公文的印制單位和時間，書寫於同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。
其四，標記。標記包括四個部分的內容。
一是秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。
二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。
三是閱讀範圍。即以工作需要和保密範圍為依據所確定的公文的行文範圍和閱讀對象，寫於發文日期之後，主題詞之前。
四是印刷份數。指該公文的實際印制數量，用括號標注在文件左下方。
另外，公文紙一般採用16開型(260mm╳185mm)於公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“佈告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右(見例一)
例一格式規范的公文樣式
(三)語言要求
公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。
1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數字標點要規范。例如，根據新頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，公文中的數字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關於出版物上數字用法的試行規定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發文意圖，使公文得以更好地理解和執行。
2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。
3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞資訊的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利於主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，儘快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，並學會熟練使用一套常用的事務性詞彙，簡要對事物進行表達。
二、公文的行文
行文即公文的運轉，行文關係則是指公文運轉過程中發文機關與收文機關之間的關係，也即各級機關之間公文的授受關係。
(一)行文分類
按照公文在各級機關之間的運行方向，可將行文分為三類：上行文、平行文和下行文。相應地，行文關係也可分為上行文關係、平行文關係和下行文關係三種。
1.上行文。上行文即下級機關向上級機關呈遞的公文，一般可分為逐級行文、多級行文和越級行文三種。由於下級機關要對自己的直接上級機關負責，因此逐級行文最為普遍。只有在特殊情況下才可採用多級行文和越級行文的方式。上行文包括報告、請示和議案三種公文類型。
2.平行文。平行文即互相沒有隸屬關係和業務指導關係，同級或不屬同一系統的機關部門之間的行文。平行文多採用公函文件。
3.下行文。下行文即上級機關對所屬下級機關制發的文件，一般可分為逐級行文、多級行文、直到基層行文這三種。下行文的文種較多，有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、批覆、會議記要等9種。
(二)行文規則
各級機關之間互相行文時，務必要遵守如下一些規則。
1.行文機關應明確發文權限，在自己的職權範圍內制發公文。對超出自己權限的待處理事項，應行文商請職權部門發文或雙方聯名行文，不可越俎代庖。越權而行之公文沒有任何權威和約束力。
2.下級機關應向自己的直接上級機關負責，不可隨意越級向上行文。如有特殊情況必須越級請示，則應抄報所越機關。上級機關如有必要越級向下行文時，亦應同時抄送受文機關的直接上級機關。
3.受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關答覆請示的問題。上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。
4.貫徹黨政分開原則，實行黨政分別行文。凡屬政府的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委的工作，則應以黨委名義行文。
5.若待辦事項涉及多個機關的職權範圍，或多個機關遇有相同問題需請示和報告時，各機關可聯合行文。聯合行文的各方應是同一級別。各部門若對某一問題未形成一致意見，均不得擅自向下行文。
6.經批准在報刊上發表的行政公文，應被視為正式公文而依照執行。如不另外行文，發文機關應在報刊上發表該文時加以注明。
7.本著精簡高效的原則，嚴格控制發文的數量、投送範圍。儘量減少行文的中間環節，不重複行文。
三、公文的辦理
依照國家有關規定：“公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程式。”一般而言，公文辦理是指各級行政機關和公務人員在收到公文後對它進行的辦覆。
(一)基本要求
基層公務員辦理公文務必須遵循準確、及時、安全三項基本要求。
1.準確。所謂辦理公文要準確，是指辦理公文的每個環節都要井然有序，辦理公文的順序要合理，銜接要緊湊，辦理的形式和方法要力求規范、標準。
2.及時。為提高辦事效率，基層公務員辦理公文時務必要及時，要避免因公文誤期而影響工作。一是要強化時間觀念。公文能辦就辦，說辦就辦，養成限定時間內辦好公文的良好習慣，不可拖拖拉拉、辦辦停停。對於緊急公文，更須及時處理。二是要縮短運轉周期。公務人員要儘量縮短公文的傳遞、留辦時間，促進公文高效運轉，避免在公文傳遞過程中浪費不必要的時間。三是要簡化辦文程式。要儘量減少公文辦理所需的手續和環節，防止因環節複雜、程式繁多而導致的效率低下。
3.安全。基層公務員在辦理公文時要恪盡職守，確保經辦公文的安全。這裡的安全有兩層含義。一是指要確保公文物質上的安全，防止公文受損或遺失。這就要求不可亂堆、亂放、亂疊公文，以免受到過多的磨損；要做到防潮防火防蛀，延長公文“壽命”。二是指要確保公文政治上的安全，嚴守國家機密。要積極做好保密工作，開展保密教育，做到有備無患，防止國家利益受損。
為了確保公文的安全，各級領導務必要端正態度，充分認識公文安全的重要性；要經常性開展公務員業務培訓，提高基層公務員的質素和能力。
(二)收文程式
收到公文後，基層公務員一定要按程式對其進行處理。
1.登記。各級行政機關在收到公文後，務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級文件”、“下級文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個類型分類登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備註等。收文登記時字跡要清晰工整，平件、密件要明確區分，急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文後提出初步的辦理方案或建議，供領導參考。擬辦意見應簡明扼要，並可隨同附上與來文有關的材料，交領導參看。
批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示，提出執行、辦理的原則與方法，並簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速，批示的意見要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務員根據領導批示意見，對公文的具體執行辦理。承辦時應當統籌規劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急，有步驟有計劃地辦理，優先辦理重要的公文。一般而言，特急件應隨收隨辦，當時或當天辦結；急件也應隨收隨辦；限時處理的公文當以規定時間為限，不得拖延；其他一般公文也應儘快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文後，對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級匯報制度，以落實催辦工作。
信函禮儀
信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對於廣大基層公務員而言，信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規范。
儘管公務信函和私人信函都屬於信函的一種，但由於適用範圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務信函的格式和內容、回覆和保存等方面需要嚴格遵守的規范要求作出具體闡述，並舉例說明特殊公務信函的書寫方法。
一、內容與格式
信函的最大功效和目的在於傳遞資訊，因此其內容必須完整無缺，其表述必須準確清楚，如果信函的內容不夠完整，表述不夠規范，甚至詞不達意，就難以準確有效地傳遞資訊，進而延誤公務的開展，而且耗費讀信者不必要的時間和精力。
而要使信函的內容完整無缺，表述準確清楚，關鍵一點就在於要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內容。沒有完整而準確的信函格式，信函就像是散了架的機器，沒有任何功效和意義。
公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。
(一)箋文格式
箋文，即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。
1.抬頭。它是對收件人的稱呼，於信箋首行頂格書寫，並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長”、“林主任”等，這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間；三是以字號相稱，文人雅士多有字號，平輩之間採用字號稱呼是較為正規、講究的做法。
稱呼之前，可加一些適當的形容詞，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑒”，對平輩應用“惠鑒”，對晚輩應用“青鑒”，對女性應用“涉鑒”，等等。
2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫，一般應單獨成段。
公務信函的啟詞應力求篇幅簡短，不可過於 嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨成段。
3.正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉行後頂格書寫。
正文雖是公務信函的“主心骨”，但亦應力求簡明扼要，以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌嗦嗦、拖沓冗長，甚至詞不達意、文不對題。
正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求；語言的優雅則不僅體現著一個人的修養，而且也體現著對交往對象的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥，不僅會使自己在交往對象眼中的形象受損，而且還會被懷疑不尊重對方。
4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語，即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語，即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌，具體對象具體對待。
祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多，可單獨成行，空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。
5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意，則應另起一行書寫，或直接寫於署名之後。
一般而言，日期應具體到年月日，有時可只寫月日。日期可寫於署名之後，只空一格；亦可另起一行，寫於署名的正下方。
6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出，或不寫引出詞，而以“又及”、“再及”一類詞結束。
附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫，且不必分段。附言力求簡潔，無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言，令人眼花繚亂而不知所云。
(二)封文格式
封文，即寫在信封上的書信內容。國內郵寄信函、國際郵寄信函與託人代轉的信函，其封文有著不同的具體格式內容。
1.國內郵寄信函。在交付郵寄的國內信函信封上，應先在左上角寫清收信者所在地的郵編。然後另起一行書寫收信者的詳細地址。收信者姓名應以稍大字形書寫於信封的正中央。信封的右下方，應寫清寄信者的地址、姓名(有時可只寫姓氏)以及郵編。
2.國際郵寄信函。在交付郵寄的國際信函的信封上，收信者的姓名、地址和郵編應寫在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和郵編則應寫在信封正面的左上方或信封背面的上半部。書寫的具體順序應是姓名、地址、郵編、國名。書寫地址時應自小而大，與國內寫法相反。書寫時應儘量使各行文字左右對齊。
3.托帶信函。在託人帶交的信封上，內容一般較為簡潔。信封左上角可視具體情況寫上“專送”、“面交”等字樣。收信者地址、姓名寫法不變。如托帶人知道收信者地址，可以不寫地址而只寫姓名。信封右下角一般只注明寫信者姓名，不必寫其地址。收信者和寫信者的郵編均不必寫。
不同的信函封文除了上述不同的格式要求外，還有許多普遍的規范和要求，基層公務員應當嚴格遵守。
一是信封款式。信封有直式和橫式兩種。直式信封以中間印有紅色長方框的最為適宜；橫式信封則以純白色為佳。弔唁用的信函，當使用素色信封。
二是封文字形。封文字形的書寫，可用鋼筆、原子筆、毛筆等，但切勿使用鉛筆。顏色則以深藍色或黑色為佳，忌用紅色、綠色等彩色筆書寫。寫給長輩的信，應以端正的字形書寫，以表尊敬。
三是封文稱呼。封文上的稱呼是供郵遞員或捎信人對收信者稱呼之用，因此必須採用郵遞員或捎信人所能接受的稱呼。“先生”、“同志”或其他以職銜所作的稱呼是普遍適用的，但切勿採用表示親友、輩分關係的稱呼，如“姥爺”、“四叔”等。
四是郵編郵票。為便於郵局作業，寄信人務必要使用帶有郵政編碼的標準信封。書寫要清晰工整，一字一格。
直式信封的郵票應粘於信封的左上角，橫式信封的郵票則應貼在右上角。郵票應貼得端端正正，給人以尊重、踏實之感。寄航空、掛號等信函時，需加貼標簽。標簽應粘貼端正。
二、回覆與管理
對於公務信函的發送者而言，重要的是信函的撰寫；而對於公務信函的接收者而言，重要的則在於信函的回覆和管理。
(一)回覆信函
使用公務信函必然是有事要談，有事要辦。公務信函在發出後能否及時無誤地送到預定對象手中，是發信者最牽掛的事。因此，基層公務員在收到公務信函後，務必要以適當的方式予以及時回覆，以示對對方的尊重。
1.回覆及時。基層公務員在收到公務信函後應儘快回覆，切不可拖拖拉拉、懶散對待，甚至不予理睬和回覆。否則便會被視為官僚主義和不尊重他人的表現，導致發信者憂心忡忡，公務也不能及時辦理。
2.回覆方式。公務信函的回覆應遵循“照舊”原則，即以函覆函。如果因故改變回覆方式，應向對方道明原因。為儘早消除對方的擔憂之情，可在收到重要信函後先掛電話告訴對方信函已收到，然後再及時覆函。
覆函時除對對方的提議、要求作詳實答覆外，還應告之所收到的是何時所發的信函，我方又是何時收到的。這是為了防止有的信函“半路走失”卻未能及時發現。如果雙方信函往來頻繁，更有必要這麼做。如告訴對方：“您於3月6日發出的信函，我在11日收到了。”
3.解釋延誤。基層公務員在收到公函後，如果當時確實無法及時回覆，則必須先電告對方，並致以歉意，向對方解釋原因，然後再抽時間予以回覆。
如果在回函時遇到困難，例如對方所提要求超出了本人力所能及的範圍，切不可不予理睬、束之高閣，甚至在日後與對方見面時表示“並未收到”。即使幫不了忙，也應儘早答覆，並致以歉意。要表現出坦誠的態度，以便早讓對方另做安排。
(二)妥善管理
每一封公務信函都可算是各級行政機關開展公務的重要文件或資料，即使在回函之後也有一定的參考和保留價值。因此，基層公務員必須加強對公函的管理。
1.嚴格保管。基層公務員應當對收到的公函進行分類整理，妥善保存於安全之處。按照常規，未經允許或批准，基層公務員不得將公函進行公開傳閱或發表。涉及黨和國家機密的信函，更應嚴格管理，不得隨意進行口頭擴散或書面引用。
2.定期銷毀。對於那些沒有保存價值的信函，基層公務員可予以定期銷毀。根據有關規定，銷毀信函應經過鑒別和主管領導批准，並應登記在冊。銷毀時應有專人在場監督，保證不丟失、不漏銷。銷毀應當完全、徹底，不遺漏。
切勿將信函隨便當作垃圾扔掉，或當廢紙賣掉。也不可隨便挪作他用，如作物品的包裝、孩子的玩耍之物等。
三、特殊的公函
除了上述一般的公務信函之外，基層公務員還會在工作中經常遇到一些有特定目的和使用場合的公函，例如祝賀信、感謝信、慰問信、邀請信等。每一種特定公函都有相應的寫作規范和使用要求，基層公務員應當予以嚴格遵守。
(一)祝賀函
祝賀函簡稱賀信，即在對方取得重大成績、有了喜慶之事時向對方表示祝賀的信函。
1.格式要求。祝賀信函一般由標題、稱謂、正文、落款四部分構成。標題即在首行正中位置書寫的“賀信”兩字。稱謂即被祝賀單位或個人的名稱。落款即發函者的署名及發函日期。
祝賀信函的正文由三部分構成：一是以簡要的篇幅向對方表示熱烈祝賀，寫清向誰祝賀、為什麼祝賀等。二是祝賀的內容，即所賀之事的重大意義。三是發函者的希望和祝願。上級寫給下級的可寫希望、要求；寫給會議的，則可用“祝大會圓滿成功”等話語。
2.注意事項。祝賀信函的語言要充滿熱情、喜悅之意和溫暖、愉快之感，並給人以鼓勵和希望。頌揚與讚美之詞要恰如其分，不能過分誇大或拔高。祝賀信函的發送要及時，要趕在有關活動的前邊。
(二)慰問函
慰問函是機關單位或個人對某人、某集體表示慰問而寫的信件。在對方取得突出成績時，或在對方遇到困難、遭到不幸時，均可以寫慰問信表示慰勉、鼓勵、安慰和同情。
1.格式要求。慰問函的構成同祝賀信基本相同，在格式上也很相似，只是正文內容有所區別。
慰問函的正文由兩部分構成：一是慰問的背景和原因，並致以誠懇親切、充滿關懷之情的慰問之語。二是對對方辛勞的工作或所受的遭遇表示深切的同情和慰勉，或對對方所取得的重大貢獻和所具有的某種精神表示褒揚和嘉獎。
2.注意事項。要根據不同對象用不同的寫作素材及慰勉用語。感情要真摯熱情，充滿親切之情。文字簡練，篇幅須短小。
(三)邀請函
邀請函又叫請柬，也稱請帖，是單位、團體或個人邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參加某些重大活動時發出的禮儀性書信。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用。
1.格式要求。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。
標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者佔用一頁，當作封面。
稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之後寫上職務、職稱等，如“同志”、“先生”、“教授”、“經理”、“主任”等。
正文應寫清活動時間、地點、內容、要求，並用“敬請參加”、“敬候光臨”、“敬請屆時光臨”等語結束。
落款即發函者的署名與發函日期。
2.請柬的形式要美觀大方，不可用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須準確、簡練、文雅。
條據禮儀
條據，即人們在工作與生活中為證明或說明某種事由而留給他人的便條。條據即是便條的正式稱謂。
基層公務員出於工作需要，經常會給別人留下，或者要求別人給自己留下某種條據。條據是基層公務員接觸較多的一種應用文體。
條據雖然短小，但卻有著很多具體的規范和要求。這些規范和要求即本節所述的條據禮儀。條據禮儀的總體要求，就是要根據不同的類別遵守相應的寫作和使用規范，在說明事實、維護己方利益的同時對收據者表示謙恭友好、不卑不亢的態度。
基層公務員日常接觸的條據可按用途和目的的不同劃分為憑據性條據和說明性條據兩大類。各類條據既有著各不相同的具體規則，也有許多大致相同，需要共同遵守的基本要求。
一、基本的要求
基層公務員在立據時，所立之據不論是憑據性的，還是說明性的，都必須嚴格遵守一些共同的規范性要求。
(一)立據態度
基層公務員所立之據多使用於平輩之間，而且更多地使用於熟人之間。但本著“認真負責，嚴肅規范”的工作態度要求和“空口無憑，立此為證”的憑據性特徵，基層公務員在立據時必須端正自己的態度，其總體要求就是要做到認真負責。
具體而言，基層公務員不能礙於熟人的面子，該立據時不立據，所立之據模糊難辨，甚至令人有空子可鑽，或立據之後不妥善保管，等等。
執照公事公辦的原則，基層公務員務必要認真立據。各類各據的組成部分須齊全，不可有所疏漏。在署名時應由立據者親筆簽上自己的真實姓名，必要時應在簽名之後加蓋私章或摁手印，以示負責。條據最後還要寫明立據的詳細日期。
(二)立據語言
條據的語言應符合簡單、準確兩大要求。
1.簡單。條據實質是對書信的簡化。能以條據形式錶達的內容通常都是簡單的內容，複雜的內容不宜用條據表述。一般情況下，一張條據只能說明一件事，切勿一據多事。相應地，條據的語言也應簡潔明了。能清楚表述條據內容的最簡語言是最適宜的語言。切勿拖沓冗長，也不可過分簡單而致使表述不清。
2.準確。條據的語言應當準確無誤，不可在條據上塗塗改改、亂增亂刪。尤其是涉及到關鍵內容的文字和數字，務必要保持整潔，不能有任何塗改。若發現遺漏或錯誤，應另立一據。在書寫金額數量時，應採用大寫漢字，如“壹”、“三”、“仟”等，而不能採用小寫漢字，如“一”、“三”、“千”等，更不能使用阿拉伯數字。\
(三)立據用具
基層公務員在立據時為確保條據的有效性，應選擇整潔耐用的工具。
對於條據寫作時所用的紙筆，雖不必過於挑剔，但也須有所選擇。條據的用紙應當整潔、乾淨、耐折、耐存，污損、折皺、不易書寫、不易保存的紙張不宜用作立據。立據時最好選用鋼筆或毛筆，配以黑色、藍黑色墨水或墨汁書寫。不宜選用不易保存筆跡的鉛筆、原子筆以及有失莊重感的彩色墨水或墨汁。
(四)條據保管
任何條據都是用來證明或說明某項事由的憑據，都有其存在的意義和價值。因此，基層公務員務必要對收到的條據進行妥善保管，有時還應在給他人立據後留有樣據，以便日後核實之用。
基層公務員應當對自己經辦的所有條據統一處理、妥善保管。要將各類條據分門別類保管，存放條據之處要固定而安全，以便日後查閱。事情辦完之後需要銷毀條據的，應當及時地當著收據者的面予以銷毀。
二、具體的規范
條據可分為憑據性條據和說明性條據，而這兩大類條據又可根據功能的不同再細分為各類條據。每一類條據的撰寫和使用都應當遵守一定之規。
(一)憑據性條據
憑據性條據，指的是為證明某一事實或契約而出具的條據。憑據性條據一般要求出據者在某一事實或契約發生前寫作完畢，並交由接收者作為一種信譽的保證和憑據加以保存。憑據性條據通常由標題、正文和落款三部分組成，其種類大致有借條、欠條、收條、領條和發條等幾類。
1.借條。借條又叫借據，是指在借到個人或公家的錢物時所寫的條據。借條是一種非正式契約，通常在歸還了錢物後，由立據者收回或當場銷毀。
若是向個人借錢借物時所寫的條據，借方可只寫一張借條；若是向公家借錢借物，借方須寫兩張借條，借方和公家各保留一份。
借條上應標明“借條”二字。正文中應明確寫清借了什麼、借了多少、歸還期限等內容。向公家借錢借物還應寫明其用途。最後須在借條後面簽名蓋章、標上日期。
2.欠條。欠條實質是借條的一種特殊形式。如果借方在歸還所借錢物時，只能歸還其中一部分而不能全部歸還，則應立下欠條。有時，在借用了錢物之後補寫的用作憑證的條據亦可稱為欠條。欠條的格式、份數、處理方法與借條大致相倣。
3.收條。收條有時或稱收據，指在收到其他個人或單位的錢物後，專門立下的憑據，交給對方。收條可寫一份，也可採用兩聯單或三聯單的形式以便日後核實之用。其中第一聯是存根，第二聯或第三聯在加蓋公章後交由付方，作為其回單位的報銷憑證。
歸還錢物時，如果被借方不在場，而由他人出面代為收下時，代收者應出據收條。此類收條亦被稱為“代收條”。若被借方在場，則只需交還給借方借條，而不必出據收條。
4.領條。領條即個人或某一機關單位向另一機關單位領取錢物時，領取時給發放錢物者留下來保存的條據。如果是代替他人領取錢物，則應注明“代領”二字，並寫上代領者與被代領者的姓名。
5.發條。發條即機關單位在發放錢物時寫給領取者的條據。發條不同於發票。發條往往限於零擔小賣的小額貨款或單位內部發放錢物，僅是一種收付錢物的簡單憑證。而發票則是由國家稅務部門統一印制的，有嚴格的規范樣式。
(一)說明性條據
說明性條據，又稱函件式條據，通常指用來傳遞資訊、道明原委的條據。其作用主要是向他人解釋、說明某一事情，或向他人發出請求。因此說明性條據具有更強的禮儀規范，要求在措詞用語甚至使用上都要表現得謙恭、禮貌。
說明性條據一般不寫標題，但請假條除外。條據開頭都有稱謂，隨後的正文、致敬語和落款一應俱全，與一般書信相同。
說明性條據主要有請假條、留言條、托事條、便函等四類。
1.請假條。請假條是指因病、因事而不能上班或不能按時上班，或者不能參加某項預定活動時撰寫的用以說明原因的條據。請假條應由本人親自撰寫，若因故由他人代寫的，應加以說明。機關單位應將基層公務員的請假條妥善保存，作為考勤依據，以便日後核查。
請假條除應寫上標題外，其餘格式與書信相似。正文中應詳細說清請假原因和請假的起止時間。正文結束時應禮貌地寫上“望予以批准”、“懇請準假”之類的話語。
2.留言條。留言條是指在專程拜訪他人時因故未能與其見面，或是不能久候他人而先行離去時撰寫的，向對方說明並道清事由的條據。留言條可托他人代交，也可置於交往對象易見之處。
書寫留言條時不必加標題，正文中應當多用禮貌用語，不可因未見到對方而有所抱怨。留言中應說清事由，或留下再次聯絡的方式。尤其是當雙方從未打過交道時，更應詳實告訴對方自己的姓名、身份及聯絡方式。
3.托事條。即委託他人幫忙辦理某事時寫的條據。由於托事條的目的往往是有求於人，因此在撰寫時務必要委婉用語、禮貌用語。托事條雖無需標題，但仍應詳實說明所托之人、所托之事、具體要求及本人身份等。托事條往往由他人代為轉變。
4.便函。便函是指為向他人傳遞某一資訊而書寫的，內容和形式都較為簡單的條據。便函與書信相比，不同之處在於便函一般僅言一事，字數較少，且可不用封文。便函格式較為正規，與書信大致相同。便函的感情色彩不宜過分強烈，便要措詞得體，用語禮貌。
名片禮儀
名片是我國古代文明的產物。據清代學者趙翼在其著作《該餘叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時謂之謁，漢末謂之剌，漢以後則雖用紙，而仍相沿曰剌”。可見，名片的前身即我國古代所用的“謁”、“剌”。
名片發展至今，已是現代人交往中一種必不可少的聯絡工具，成為具有一定社會性、廣泛性，便於攜帶、使用、保存和查閱的資訊載體之一。基層公務員在各種場合與他人進行交際應酬時，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成為影響人際交往成功與否的一個因素。
要正確使用名片，就要對名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，遵守相應的規范和慣例。
一、名片的類別
根據名片用途、內容及使用場合的不同，基層公務員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務名片兩類；而根據名片主人數量和身份的不同，名片又可分為個人名片，夫婦聯名名片以及集體名片三類。基層公務員在不同的場合，根據不同的需要，面對不同的交往對象時，應當使用不同的名片。
(一)社交名片
社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務員在工作之餘，以私人身份在社交場合進行交際應酬時所使用的名片。一般而言，社交名片為個人名片。
社交名片的基本內容包括兩個部分：一是本人姓名，以大號字形印在名片正中央。姓名之後無需添加任何公務性關銜。二是聯絡方式，以較小字形印在名片右下方。具體內容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯網址等。一般不宜將自己的手機號留在名片上。
社交名片只用於社交場合，通常與公務無關，因此一般不印有工作單位以及行政職務，以示“公私有別”。
如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據具體情況對自己的聯絡方式的內容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項。必要時，可以不印任何聯絡方式，而僅留姓名一項內容。
(二)夫婦名片
在社交場合，基層公務員往往會攜同其配偶一起參與交際應酬。此時與人交換名片，如果夫婦倆各自為政，先後與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個“代表”與人交換名片，則會失禮於人。在這種情況下，使用夫婦聯名名片，即夫婦名片是最合適的。
夫婦名片實質是社交名片的一種特例。名片上的基本內容同樣只包括姓名和聯系方式兩項，或只有姓名一項。所不同的是，夫婦名片同時印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行
夫婦名片較多地運用於兩人聯名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時，不要因此而塗去另一方姓名，塗抹名片是一種很不得體的做法。此時最好還是使用個人名片為好。
(三)公務名片
公務名片，即是指基層公務員正式使用於公務活動之中的名片。值得注意的是，身邊如果沒有公務名片，可用社交名片代替。但如果沒有社交名片，則不能用公務名片代替。可見公務名片有著很強的公務性規范。
一枚標準的公務名片，按慣例應由具體歸屬、本人稱呼、聯絡方式等三項基本內容構成。
一是具體歸屬。它由基層公務員供職的單位、所在的部門等內容組成，二者均應採用正式的全稱。但一枚名片上所列的單位或部門不宜多於兩個。如果確實有兩個以上的供職單位和部門，或同時承擔著不同的社會職務，則應分別印制不同的名片，並根據交往對象、交際內容的不同分發不同的名片。
二是本人稱呼。它應由本人姓名、行政職務、技術職務、學術頭銜等幾個部分所構成。但後面兩項內容，尤其學術頭銜往往可有可無。名片上所列的行政職務一般不宜多於兩個，且應與同一名片上的具體歸屬相對應。
三是聯絡方式。它通常由單位地址、郵政編碼、辦公電話等內容構成，家庭住址、住宅電話、手機號碼則不宜列出。至於傳真號碼、尋呼號碼、互聯網址等內容則應根據具體情況決定是否印於其上。單位的聯絡方式同樣應與同一名片上所列的具體歸屬相對應。
上述三項內容既要完整無缺，又應排列美觀。通常，具體歸屬與聯絡方式應以大小相似的小號字形分別印於名片的左上角與右下角；本人姓名應以大號字形印於名片正中央；職務頭銜則應以較小字形印於姓名的右側。
(四)集體名片
集體名片，實際是公務名片的一個變種，它通常是指某一政府部門，尤其是那些對外交往較為頻繁的政府部門，其主要成員集體對外使用的名片。
集體名片在基本內容構成上與其他公務名片沒有任何區別，其特殊之處在於在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱呼，並按職務高低自上而下依次排列。
使用集體名片不僅可以節省費用，而且還有助於維護和宣傳集體。
二、名片的制作
名片的制作是有一定之規的。名片制作得是否規范，往往會影響交往對象對自己的看法，進而影響雙方的進一步交流與合作。一張粗制濫造的名片顯然不會讓人對名片主人產生什麼好感和接近之意。基層公務員在訂制名片時應當對下述問題予以關注。
(一)規格材料
各國名片的規格是不盡相同的。目前我國通行的名片規格為9cm╳5.5cm，而在國際上較為流行的名片規格則為10cm╳6cm。在一般情況下，基層公務員應以前一種標準訂制名片。如果參與的公務活動多為涉外性質，則可採用後一種規格。夫婦名片和集體名片可在原有基礎上再擴大一些。若無特殊原因，不必制作過大或過小的名片，更無必要將名片作成折疊式或書本式。
名片通常應以耐折、耐磨、美觀、大方、便宜的紙張作為首選材料，如白卡紙、再生紙等。選用布料、塑膠、真皮、化纖、木材、鋼材甚至黃金、白金、白銀等材料制作名片是毫無必要的。將紙質名片燙金、鍍邊、壓花、過塑、薰香，也是不合適的。
(二)色彩圖案
基層公務員所訂制的名片宜選用單一色彩的紙張，並且以米白、米黃、淺藍、淺灰等莊重樸實的色彩為佳。切勿選用過多過雜的色彩，讓人眼花繚亂，妨礙資訊的接收。也不宜採用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張制作名片。
一般而言，名片上除了文字元號外不宜添加任何沒有實際效用的圖案。如果本單位有象征性的標志圖案，則可將其印於歸屬一項的前面，但不可過大或過於突兀。將照片、漫畫、花卉等內容印在名片上，則會給人以華而不實之感，有損公務員的質樸形象。
(三)文字版式
基層公務員所使用的名片，在正常情況下應採用標準的漢字簡化字，如無特殊原因，不得使用繁體字。從事民族工作或涉外工作的基層公務員則可酌情使用少數民族文字或外語。漢字與少數民族文字或外語同時印刷時，應將漢字印於一面，而將少數民族文字或某種外文印於另一面。不要在同一面上混合使用不同文字，一張名片上不宜使用兩種以上文字。
以漢字印制名片時，一般採用楷體或倣宋體，儘量不要採用行書、草書、篆書等不易認的字形；以外文(主要採用英文)印制名片時，一般採用黑體字，在涉外交往中使用的名片亦可採用羅馬體，但很少用草體。
不論採用何種字形，文字印刷都要清晰易識，不可模糊難辨，不宜自行手寫名片，不能在印刷的名片上以筆增減、修改內容。
名片上文字的排列版式大體有兩種。一是橫式，即文字排列的行序為自上而下，字序為自左而右；二是豎式，即文字排列的行序為自右而左，字序為自上而下。一般而言，採用簡化漢字的名片宜用橫式。
同一枚名片上，既可以兩面均印有文字不同而本意相似的內容，也可以空出一面，而只在一面印有內容。沒有必要在名片的一面印上名言警句。兩面的內容相同時，不可使其一為橫式，一為豎式。
(四)印法、費用
基層公務員所使用的名片最好不要隨意自行制作，也不要採用複印、影印、油印等方式制作。
基層公務員使用名片意在便於開展工作，而不是為了炫耀。因此在制作名片時，應當盡可能地降低其制作成本。值得注意的是，基層公務員不得假公濟私，利用公款為本人或者親朋好友制作私用名片。
三、名片的用途
在現實生活中，名片是一種不可或缺的交往工具。對基層公務員而言，名片的基本用途共有如下幾種。
(一)常規用途
1.介紹自己。初次與交往對象見面時，除了必要的口頭自我介紹外，還可以名片作為輔助的介紹工具。這樣不僅能向對方明確身份，而且還可以節省時間，強化效果。
2.結交他人。在人際交往中，基層公務員如欲結識某人，往往可以本人名片表示結交之意。因為主運遞交名片給初識之人，既意味著信任友好，又暗含“可以交個朋友嗎？”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，將其名片也遞過來，從而完成雙方結識的交往的第一步。
3.保持聯系。大多名片都有一定的聯絡方式印在其上。利用他人在名片上提供的聯絡方式，即可與對方取得並保持聯系，促進交往。
4.通報變更。基層公務員如果變換了單位、調整了職務、改動了電話號碼或者喬遷至新居後，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，就能把本人的最新情況通報對方，以一種更簡單的方式避免聯系上的失誤。
(二)特殊用途
在社交場合，尤其是國際社交場合，人們往往以名片代替一封簡潔的信函使用。此即名片的特殊用途。具體做法是：在社交名片的左下角寫上一行字或一句短語，然後進入信封寄交他人。如果是本人親自遞交或託人帶給他人，要用鉛筆書寫；如果採用郵寄方式，則應用鋼筆書寫。書寫時多採用法文縮略語，較常見的法文縮略語及其對應含義如下：
n.b. 意為“注意”；
p.c. 意為“謹唁”，憑吊、追悼時用；
p.f. 意為“祝賀”，慶祝節日時用；
p.m. 意為“備忘”，提請對方注意某事時使用；
p.r. 意為“謹謝”，接受禮物、款待、祝詞之後，或者收到別人慶祝、弔唁之類名片後使用；
p.p. 意為“介紹”，向對方介紹某人時用；
p.p.c. 意為“辭行”，調離、離任時，向同事告別時使用；
p.p.n. 意為“慰問”，問候病人時用；
p.f.n.a. 意為“新年愉快”。
名片代替信函使用時，往往有不同的使用方法和注意事項，以下舉例說明。
1.充當禮單。以私人身份向他人饋送禮品時，可將本人的社交名片充當禮單，置於禮品包裝之內。但最好是將其裝在一個與名片大小相當的信封裏，信封上寫收禮者姓名，信封可以不封口。名片上可根據實際情況簡單留言。
2.介紹相識。基層公務員如欲向自己相識之人介紹某人，亦可使用名片。具體做法是：在自己名片的左下角寫上“p.p.”，然後在後面附上被介紹人的名片，並由被介紹人交給對方，或直接郵寄給對方。在把名片交給被介紹人之後，基層公務員應當先用電話告訴對方：有人將拿著自己的名片去見對方，否則就會使對方有點摸不著頭腦，而被介紹者也會因為對方沒接到任何通知而感到尷尬。
3.簡短留言。基層公務員如拜訪某人不遇，或需要向某人傳達某事而對方不在時，可留下自己的名片，並在名片上簡單寫上具體事由，然後委託他人轉變。
4.拜會他人。基層公務員在初次前往他人工作單位或私人居所進行正式拜訪時，可先把本人名片交於對方的門衛、秘書或家人，然後由其轉交給拜訪之人，意即“我是╳╳╳，我可以拜訪您嗎？”，對方確認了拜訪者的實際身份後，再決定雙方是否見面。
四、名片的交換
名片的交換是名片禮儀中的核心內容。基層公務員如何交換名片，往往是其個人修養的一種反映，也是對交往對象尊重與否的直接體現。因此交換名片務必要遵守一定之規。
(一)攜帶名片
基層公務員參加正式的交際活動之前，都應隨身攜帶自己的名片，以備交往之用。名片的攜帶應注意以下三點。
一是足量適用。基層公務員攜帶的名片一定要數量充足，確保夠用。所帶名片要分門別類，根據不同交往對象使用不同名片。
二是完好無損。名片要保持乾淨整潔，切不可出現折皺、破爛、肮髒、污損、塗改的情況。
三是放置到位。名片應統一置於名片夾、公事包或上衣口袋之內，在辦公室時還可放於名片架或辦公桌內。切不可隨便放在錢包、褲袋之內。放置名片的位置要固定，以免需要名片時東找西尋，顯得毫無準備。
(二)遞交名片
基層公務員在遞交名片時，要注意以下幾個要點：
一是觀察意願。除非自己想主動與人結識，否則名片務必要在交往雙方均有結識對方並欲建立聯系的意願的前提下發送。這種願望往往會透過“辛會”、“認識你很高興”等一類謙語以及表情、體姿等非語言符號體現出來。如果雙方或一方並沒有這種願望，則無須發送名片，否則會有故意炫耀、強加於人之嫌。
二是把握時機。發送名片要掌握適宜時機，只有在確有必要時發送名片，才會令名片發揮功效。發送名片一般應選擇初識之際或分別之時，不宜過早或過遲。不要在用餐、戲劇、跳舞之時發送名片，也不要在大庭廣眾之下向多位陌生人發送名片。
三是講究順序。雙方交換名片時，應當首先由位低者向位高者發送名片，再由後者回覆前者。但在多人之間遞交名片時，不宜以職務高低決定發送順序，切勿跳躍式進行發送，甚至遺漏其中某些人。最佳方法是由近而遠、按順時針或逆時針方向依次發送。
四是先打招呼。遞上名片前，應當先向接受名片者打個招呼，令對方有所準備。既可先作一下自我介紹，也可以說聲“對不起，請稍候”、“可否交換一下名片”之類的提示語。
五是表現謙恭。對於遞交名片這一過程，應當表現得鄭重其事。要起身站立主動走向對方，面含微笑，上體前傾15度左右，以雙手或右手持握名片，舉至胸前，並將名片正面面對對方，同時說聲：“請多多指教”，歡迎前來拜訪“等禮節性用語。切勿以左手持握名片。遞交名片的整個過程應當謙遜有禮，鄭重大方。
(三)接受名片
接受他人名片時，主要應當作好以下幾點：
一是態度謙和。基層公務員接受他人名片時，不論有多忙，都要暫停手中一切事情，並起身站立相迎，面含微笑，雙手接過名片。至少也要用右手，而不得使用左手。
二是認真閱讀。接過名片後，先向對方致謝，然後至少要用一分鐘時間將其從頭至尾默讀一遍，遇有顯示對方榮耀的職務、頭銜不妨輕讀出聲，以示尊重和敬佩。若對方名片上的內容有所不明，可當場請教對方。
三是精心存放。接到他人名片後，切勿將其隨意亂丟亂放、亂揉亂折，而應將其謹慎地置於名片夾、公事包、辦公桌或上衣口袋之內，且應與本人名片區別放置。
四是有來有往。接受了他人的名片後，一般應當即刻回給對方一枚自己的名片。沒有名片，名片用完了或者忘了帶名片時，應向對方作出合理解釋並致以歉意，切莫毫無反應。
(四)索要名片
依照慣例，基層公務員最好不要直接開口向他人索要名片。但若想主動結識對方或者有其他原因有必要索取對方名片時，可相機采取下列辦法：
一是互換法。即以名片換名片。在主動遞上自己的名片後，對方按常理會回給自己一枚他的名片。如果擔心對方不回送，可在遞上名片時明言此意：”能否有幸與您交換一下名片？“
二是暗示法。即用含蓄的語言暗示對方。例如，向尊長索要名片時可說：“請問今後如何向您請教？”向平輩或晚輩表達此意時可說：“請問今後怎樣與您聯絡？”
面對他人的索取，基層公務員不應直接加以拒絕。如確有必要這麼做，則需注意分寸。最好向對方表示自己的名片剛用完，或說自己忘了帶名片。但若自己手裏正拿著名片或剛與他人交換過名片，顯然不說為妙。
交談禮儀
交談是人們日常交往的基本方式之一。美國著名的語言心理學家多羅西•薩爾諾夫曾說道：“說話藝術最重要的應用，就是與人交談。”從廣泛意義上來講，交談是人們交流思想、溝通感情、建立聯系、消除隔閡、協調關係、促進合作的一個重要渠道。
基層公務員在交談時的具體表現，往往與其工作能力、從政水平、個人魅力以及待人接物的態度緊密聯系在一起。因此，交談是基層公務員個人質素的有機組成部分之一。
交談禮儀，即基層公務員在一般場合與人交談時應當遵循的各種規范和慣例，主要涉及交談的態度、交談的語言、交談的內容、交談的方式四個方面。
一、交談的態度
基層公務員在交談時所表現的態度，往往是其內心世界的真實反映。若想使交談順利進行，就務必要對自己的談話態度予以準確把握、適當控制。
具體而言，基層公務員在交談時應當體現出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動熱情的基本態度，切不可逢場作戲、虛情假意、敷衍了事、油腔滑調。
(一)表情自然
表情，通常是指一個人面部的表情，即一個人面部神態、氣色的變化和狀態。人們在交談時所呈現出來的種種表情，往往是個人心態、動機的無聲反映。基層公務員為了體現自己的交談誠意和熱情，應當對表情予以充分注意。
1.交談時目光應專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光游離，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應該不時地用目光與眾人交流，以表示交談是大家的，彼此是平等的。
2.基層公務員在交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態上的變化，表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、迷惑，從而表明自己的專注之情，並促使對方強調重點、解釋疑惑，使交談順利進行。
3.基層公務員交談時的表情應與說話的內容相配合。與上級領導談話，應當恭敬而大方；與群眾談話，應當親切而溫和；在秉公執法時說話，應當嚴肅而認真。
(二)舉止得體
人們在交談時往往會伴隨著做出一些有意無意的動作舉止。這些肢體語言通常是自身對談話內容和談話對象的真實態度的反應。因此，基層公務員務必要對自己的舉止予以規范和控制。
1.適度的動作是必要的。例如，發言者可用適當的手勢來補充說明其所闡述的具體事由。傾聽者則可以點頭、微笑來反饋“我正在注意聽”、“我很感興趣”等資訊。可見，適度的舉止既可表達敬人之意，又有利於雙方的溝通和交流。
2.避免過分、多餘的動作。與人交談時可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意，切勿在談話時左顧右盼，或是雙手置於腦後，或是高架“二郎腿”，甚至剪指甲、挖耳朵等。交談時應儘量避免打哈欠，如果實在忍不住，也應側頭掩口，並向他人致歉。尤其應當注意的是，不要在交談時以手指指人，因為這種動作有輕蔑之意。
(三)遵守慣例
除了表情和舉止之外，基層公務員在交談時往往能透過一些細節來體現自己的談話態度。為表達自己的誠意、禮貌與熱忱，基層公務員在這些細節的處理上要遵守一定的既成慣例。
1.注意傾聽。傾聽是與交談過程相伴而行的一個重要環節，也是交談順利進行的必要條件。基層公務員在交談時務必要認真聆聽對方的發言，用表情舉止予以配合，從而表達自己的敬意，並為積極融入到交談中去作最充分的準備。切不可追求“獨角戲”，對他人發言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發言。
2.謹慎插話。交談中不應當隨便打斷別人的話，要儘量讓對方把話說完再發表自己的看法。如確實想要插話，應向對方打招呼：“對不起，我插一句行嗎？”但所插之言不可冗長，一兩句點到即可。
3.禮貌進退。參加別人談話之前應先打招呼，征得對方同意後方可加入。相應地，他人想加入己方交談，則應以握手、點頭或微笑表示歡迎。如果別人在個別談話，不要湊上去旁聽。若確實有事需與其中某人說話，也應等到別人說完後再提出要求。談話中若遇有急事需要處理，應向對方打招呼並表示歉意。值得注意的是，男士一般不宜參與婦女圈子的交談。
4.注意交流。交談是一個雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發言時要給其他人發表意見的機會，別人說話時自己要適時發表個人看法，互動式促進交談進行。
二、交談的語言
語言是交談的載體，交談過程即語言的運用過程。語言運用是否準確恰當，直接影響著交談能否順利進行。因此，基層公務員在交談中要尤其注意語言的使用問題。
(一)平易通俗
基層公務員作為人民的公僕，自當以質樸的形象示人。因此在交談時，務必要以務實為本。
1.基層公務員所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話。如果基層公務員在交談時所使用的語言過於雕琢，甚至咬文嚼字、矯揉造作，滿嘴的專業術語和子曰詩雲，堆砌詞藻、賣弄學識，則只會讓人聞之生厭，不知所云。
2.在與普通群眾交談時，基層公務員應充分考慮到對方的職業、受教育程度等因素，所說之話更應力求平易通俗，以利於溝通與交流。如果滿口“官話”，不僅有礙資訊的傳達，而且容易脫離群眾。
(二)文明禮貌
日常交談雖不像正式發言那樣嚴肅鄭重，但也不能不講用語的文明禮貌。
1.在交談中，要善於使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”、“謝謝”、“對不起”等。尤其應當注意的是，在交談結束時，應當與對話方禮貌道別，如“有空再聊吧！”、“謝謝您，再見！”等。即使在交談中有過爭執，也應不失風度，切不可來上一句：“說不到一塊兒就算了”、“我就是認為我對”等。
2.交談中應當儘量避免一些不文雅的語句和說法，不宜明言的一些事情可以用委婉的詞句來表達。例如想要上廁所時，宜說：“對不起，我去一下洗手間。”或說：“不好意思，我去打個電話。”
3.基層公務員在交談時切不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大、目中無人，處處教訓指正別人。作為各級政府的形象代表，務必要謙虛大度，文雅用語，禮貌交談。
(三)簡潔明確
基層公務員在交談時所使用的語言應當力求簡單明了，言簡意賅地表達自己的觀點和看法，切忌喋喋不休、嗦嗦。這樣不僅能提高工作效率，而且還可以體現自己的精明強幹。
交談時最基本的一點，就是要讓他人準確無誤地聽懂自己的發言。因此基層公務員交談時務必要使用明確的語言。這裡的“明確”，應當包含兩層意思。
1.要求發音標準，吐字清晰。交談時起碼的一點是要讓對方聽清自己的話，否則就根本談不上交流。目前最重要的，是忌用方言、土語，而以國語作為正式標準用語。
2.要求所說之話含義明確，不可產生歧義，模棱兩可，以免產生不必要的誤會。例如“咱們單位裏老張是長壽冠軍，您排第二。可上周老張不幸去世了，所以這回該是您了！”這句話原意是說對方已取代老張成為長壽冠軍了，可乍一聽卻以為是在說對方也要步老張後塵赴黃泉路了。可見語言明確是十分必要的。
三、交談的內容
交談的內容是關係到交談成敗的決定性因素。基層公務員所選擇的交談內容，往往被視為個人品位、志趣、教養和閱歷的集中體現。交談內容的選擇應當遵守一定的原則和要求。
(一)切合語境
語境即說話的語言環境，它指的是說話的客觀現場環境，包括時間、地點、目的以及交談雙方的身份等內容。基層公務員在交談內容的選擇上要切合語境，主要有下面兩層含義。
1.遵守“tpo”原則。t即時間，p即地點，o即場合。基層公務員的交談內容務必要與交談的時間、地點與場合相對應，否則就有可能犯錯誤。
2.符合身份。交談者的身份也是語境的構成要素之一。基層公務員作為國家行政機關的公職人員，是政府的形象代表，因此其交談內容的選擇一定要符合身份，要努力使自己的談話符合我國的法律法規，並與黨的路線方針政策保持一致。切勿與現行政策法規唱反調，切勿洩露國家機密。
(二)因人而異
所謂因人而異，即是指基層公務員在交談時要根據交談對象的不同而選擇不同的交談內容。
1.談話的本質是一種交流與合作，因此基層公務員在選擇交談內容時，就應當多為談話對象著想，根據對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業、地位而選擇適宜的話題。如果完全不考慮這些因素，交談就難以引起對方的共鳴，難以達到溝通和交流的目的，甚至出現對立的情況。
2.正是由於交談各方往往有著不同的性別、年齡閱歷和職業等主觀條件，交談中經常會發現彼此有不同的興趣愛好、關注話題等。遇到此種情況，基層公務員應當本著求同存異的原則，選擇大家都感興趣的話題作為談話內容，使各方在交談過程中有來有往、彼此呼應、熱情參與、皆大歡喜。如果選擇了雙方都不感興趣或者只有一方感興趣的話題，交談只能是不歡而散。因此交談必須“求同”。
如果交談各方在交談中對某一問題產生了意見或觀點的分歧，不妨進行適度的辯論。但這種辯論是建立在理性基礎上的，如果誰也不能說服誰，就應當克制自己的情緒，保留歧見。切不可為了強行說服別人而爭得面紅耳赤，導致不歡而散。因此交談必須“存異”。
(三)一般要求
除去上述幾條具體原則外，基層公務員在選擇交談內容時還應遵循以下四點。
1.選擇高雅的內容。基層公務員作為國家行政工作人員，應當自覺地選擇高尚、文明、優雅的內容，例如哲學、歷史、文學、藝術、風土、人情、傳統、典故，以及政策國情、社會發展等話題。不宜談論庸俗低級的內容，如男女關係、兇殺慘案，更不應參與小道傳聞的道聽途說。
2.選擇輕鬆的內容。基層公務員在交談時要有意識地選擇那些能給交談對象帶去開心與歡樂的輕鬆的話題，除非必要，切勿選擇那些讓對方感到沉悶、壓仰、悲哀、難過的內容。
3.選擇擅長的內容。交談的內容應當是自己或者對方所熟知甚至擅長的內容。選擇自己所擅長的內容，就會在交談中駕熟就輕，得心應手，並令對方感到自己談吐不俗，對自己刮目相看。選擇對方所擅長的內容，則既可以給對方發揮長處的機會，調動其交談的積極性，也可以借機向對方表達自己的謙恭之意，並可取人之長，補己之短。應當注意的是，無論是選擇自己擅長的內容，還是選擇對方擅長的話題，都不應當涉及另一方一無所知的內容。否則便會使對方感到尷尬難堪，或者令自己貽笑大方。
4.回避忌諱的內容。每個人都有自己忌諱的話題，因此基層公務員在交談時務必要注意回避對方的忌諱，以免引起誤會。例如不干涉對方的私生活，不詢問對方單位的機密事宜等。
由於中外生活習慣的差異，許多國內司空見慣的話題往往是觸犯外國人禁忌的敏感內容。因此基層公務員在與外國人打交道時，尤其要注意回避對方忌諱的話題。例如，過分地關心他人的行動去向，了解他人年齡、婚姻、收入狀況，詢問他人身高體重等，都被外國人視為對其個人自由的粗暴干涉，是交談所不宜涉及的。
四、交談的方式
交談的方式，即人們在與他人進行交談時所採用的具體的形式。交談方式的選擇恰當與否，對於能否正確進行人際溝通、恰當表達個人思想、友善傳遞敬人之意都起著相當關鍵的作用。一般而言，可供基層公務員選擇運用談話方式主要有如下六種。
(一)傾瀉式交談
傾瀉式交談，就是人們通常所說的“打開窗戶說亮話”，無所不言，言無不盡，將自己的所有想法和見解統統講出來，以便讓對方較為全面客觀地了解自己的內心世界。傾瀉式交談方式的基本特徵，是以我為主，暢所欲言。
採用傾瀉式交談方式，易贏得對方的信任，而且可以因勢利導地掌握交談主動權，控制交談走向。但此種交談方式會給人以不穩重之感，有可能洩密，而且還會被人誤以為是在和對方“套近乎”。
(二)靜聽式交談
靜聽式交談，即在交談時有意識地少說多聽，以聽為主。當別人說話時，除了予以必要的配合，自己主要是洗耳恭聽。在聽的過程中努力了解對方思路，理清頭緒，贏得時間，以靜制動。
靜聽式交談的長處在於它既是表示謙恭之意的手段，亦可後發制人，變被動為主動。但此種方式並非要人自始至終一言不發，而要求以自己的片言只語、神情舉止去鼓勵、配合對方。否則就會給人以居官自傲、自命不凡之感。
(三)啟發式交談
啟發式交談，即交談一方主動與那些拙於辭令的談話對象進行合作，在話題的選擇或談話的走向上對對方多方引導、循循善誘，或者拋磚引玉，鼓勵對方採用恰當方式闡述己見。
基層公務員在採用此種交談方式時，切勿居高臨下，企圖以此控制對方，也不可存心誤導對方、愚弄對方，令對方丟人現眼。
(四)跳躍式交談
跳躍式交談，即在交談中，倘若一方或雙方對某一話題感到厭倦、不合時宜、無人呼應或難以回答時，及時地轉而談論另外一些較為適當的、雙方都感興趣的話題。
跳躍式交談的長處在於可使交談者避免冷場的尷尬，恢復交談的順利進行。跳躍式交談雖可對交談話題一換再換，但交談者切勿單憑個人興趣，頻繁跳換話題，讓對方無所適從。要使雙方處於平等的地位，共同選擇適當的內容。
(五)評判式交談
評判式交談，即在談話中聽取了他人的觀點、見解後，在適當時刻，以適當方法恰如其分地進行插話，來發表自己就此問題的主要看法。此種方式的主要特徵是在當面肯定、否定或補充、完善對方的發言內容。
基層公務員在涉及根本性、方向性、原則性問題的交談中，有必要采取評判式方式。採用這種方式的關鍵是要注意適時與適度。同時要重視與對方彼此尊重、彼此理解、彼此溝通。切不可處處以“仲裁者”自居，不讓他人發表觀點，或是不負責任地信口開河，對他人見解妄加評論，甚至成心與他人唱反調，粗暴無禮地打斷別人的談話。
(六)擴展式交談
擴展式交談，即圍繞著大家共同關心的問題，進行由此及彼、由表及裏的探討，以便開闊思路、加深印象、提高認識或達成一致。擴展式交談的目標在於使各方各抒己見，交換意見，以求集思廣益。
擴展式交談方式能使參與交談的有關各方統一思想，達成共識，或者交換意見，完善各自觀點。基層公務員在進行擴展式交談時，一定要注意就事論事，以理服人，善於聽取他人意見，切不可自命不凡、強詞奪理。
電話禮儀
電話是社會生活中最普及的資訊傳遞工具之一，更是各級國家行政機關使用最頻繁的通訊工具。使用電話，可以說是基層公務員用以同外界傳遞資訊、維持聯絡進而開展工作的一種最常用的手段。
然而基層公務員使用電話並不僅僅是一個資訊傳遞的過程，它還在很大程度上體現著通話者個人的修養和工作態度，進而折射出本單位本部門的整體形像。因此，基層公務員在接打電話時都應當遵守和掌握一定的禮儀之規。總體而言，就是要維護好自身的電話形象。所謂電話形象，就是指通話者在通話過程中留給通話對象及其他在場者的總體印象。電話形象既可以透過通話時的態度、語言、表情等直觀地體現出來，也可以透過通話內容、準備情況、時間感等間接地為人感受。良好的電話形象不僅是對通話對象的尊重，而且是對本人及本單位本部門的美譽度的維護，從而確保國家行政機關準確、高效、及時地處理資訊，促進工作的順利開展。
從具體操作上來說，基層公務員培養和維護良好的電話形象應當從通話的準備、態度、語言、時間等幾個方面予以準確的把握。
一、通話的準備
任何形式的人際交流能否取得最後的成功，往往取決於交流各方是否在交流前做了準備、所做準備是否充分，接打電話也是如此。基層公務員只有在通話前做好充分的準備，才能使通話得以順利進行，觀點得以準確闡明，資訊得以及時傳遞，分歧得以有效消減。
(一)內容準備
在撥打電話之前，基層公務員首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務、年齡等，以免發生尷尬。同時須明確受話人的電話號碼，仔細核實、謹慎撥打。
更為重要的是，基層公務員在通話前應當對自己所要傳達的資訊和闡述的要點有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內容寫在便箋上，預備一個條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發話人就可以依照提綱有條不紊地進行闡述了，不至於遺漏要點或者語無依次，甚至因一時想不起來該說什麼而尷尬地僵住。
有鑒於此，國家行政機關或基層公務員個人可制作統一的發話記錄表，以便通話順利進行和日後查閱。
(二)儀態準備
在一般情況下，基層公務員不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應當暫時放下自己手頭的一切工作，端坐或端立於電話前，然後從容地拿起電話，微笑通話。
通話時，通話人除了必須執筆做些適當、簡短的記錄，以及可以利用一些與通話內容相關的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對象，也不利於交流溝通。
應當注意的是，通話雖然只是一個“只聞其聲，不見其人”的交流過程，但通話人的神情舉止完全可以透過聲音的變化為對方清晰地洞察。通話人可以根據聲音來判斷對方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進而推斷對方對自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進程與效果。
有些公務員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對方的表現，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對方的誤會和不滿，進而影響工作。
(三)記錄準備
國家行政機關內任何一次公務來電都有可能是一次重要的資訊傳遞。因此，基層公務員都應當在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習慣。
為了避免因記不住或記不清發話人所傳遞的資訊而一再要求發話人重述，甚至遺漏資訊要點的情況，受話人應在接聽電話時進行適當的要點記錄，避免反覆，節約時間。各級行政機關或公務員同樣可以制作統一的來電記錄表。
值得注意的是，任何一份來電記錄都相當於機關內的一份文件，必要時須給有關領導傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應力求完整準確，機密性內容要妥善保管。
(四)補缺準備
由於種種原因，基層公務員往往會在辦公時間暫時離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無法接聽他人來電。此時，一般可采取如下兩種應對措施。
1.委託他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來電者留下其姓名、單位及電話號碼，轉告他自己會在回辦公室後即刻覆電，並致歉意。一般不宜要求對方隔時再來電，以免給人以“擺架子”之嫌；也可請受托之人在對方同意的情況下，代為記錄來電內容，但須確保記錄準確，以免誤事。
2.設定電話錄音。預留錄音時應使自己的發音謙遜友好，其基本內容大致如下：“您好！這裡是某某部門，現工作人員因公外出，請您在信號聲過後留言，或留下您的姓名和電話號碼。我們將儘快與您聯絡。謝謝。”
二、通話的態度
有專家指出，應當在企業中發展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養一種把每次電話都看作是一項潛在生意的態度，其基本要求就是要做到殷勤備至，並認為這將對提高企業效益產生重大影響。其實，各級國家行政機關同樣也應當培養這種“電話文化”，使各級公務員都能在通話中對通話對象表現出足夠的耐心、細緻、周到和熱情。
(一)耐心撥打
撥打電話時，要沉住氣，耐心等待對方接電話。一般而言，至少應等鈴聲響過6遍，或是大約半分鐘時間，確信對方無人接聽後才可以掛斷電話。切勿急不可待，鈴響未過3遍，就斷定對方無人而掛斷電話；也不可響兩三下後就掛斷重撥，如此循環往復，似與對方“捉迷藏”，讓人把握不定；更不可在接通電話後埋怨對方，或在鈴響之時心急火燎地念唸有詞，責怪對方。
(二)勤於接聽
基層公務員應當勤於接聽，電話鈴一響，就應即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時做好接電準備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時也妨礙了他人的正常工作。接電話也不宜過於迅速，鈴響一遍後就立即接聽，會給對方以唐突之感。
接電話的最佳時機，應當是鈴響兩遍或三遍後，因為此時雙方都已做好了通話的準備。如果確有重要原因而耽誤了接電話，則務必向對方解釋一下，並表示歉意。
須說明的一點是，基層公務員最好能培養自己較強的聽辯能力，熟悉與自己有著較多聯系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽出對方的聲音並直呼其名，這樣會給對方留下很好的印象，有利於進一步交流與溝通。
(三)解釋差錯
如果發現自己撥錯了電話，應當誠懇地向對方致歉，不可一聲不吭即掛斷電話，更不可怨天尤人，說諸如“倒霉”、“見鬼”一類的話。
如果發現對方撥錯了電話，切勿責備對方，而應向其解釋，告之本單位或本人是誰。必要而可能時，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。
如果因線路問題或其他客觀原因而導致通話中斷，則應由發話人迅速重撥一便，不可讓對方久等，並向其解釋、致歉；受話人也應守候在電話旁，不宜轉做他事，甚至抱怨對方。
(四)殷勤轉接
如果接電話時發現對方找的是自己的同事，應讓對方稍候，然後熱忱、迅速地幫對方找接話人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話。也不可讓對方久等，存心拖延時間。
如果對方要找的人不在或不便接電話時，應向其致歉，讓其稍後再撥。如對方願意，可代為傳達資訊，並準確做好記錄。如對方不願留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時，不可過於“坦率”，說如“他在廁所”、“他說他不願接”之類的話，以免失禮於人或引起誤會。
三、通話的用語
使用電話的過程實質上是用語言進行交流的過程，語言是資訊傳遞的載體，因此語言的使用是電話形像中的一項重要內容。一般而言，基層公務員在使用電話時都應當遵循禮貌、規范、溫和、文雅這四項基本的用語要求。
(一)用語禮貌
用語是否禮貌，是對通話對象尊重與否的直接體現，也是個人修養高低的直觀表露。要做到用語禮貌，就應當在通話過程的始終較多地使用敬語、謙語。通話開始時的問候和通話結束時的道別，是必不可缺的禮貌用語。
通話人開口的第一句話事關自己留給對方的第一印象，因此要慎重對待。一句“您好”可以讓對方備感自然和親切，而一張嘴就“喂喂”個不停，或者詢問對方“有人嗎”，甚至“單刀直入”地盤問“你找誰”、“你是誰”、“什麼事啊”等，都是極不禮貌的開場白。
通話過程中，通話人應當根據具體情況適時選擇運用“謝謝”、“請”、“對不起”一類禮貌用語；通話結束時須說“再見，”若通話一方得到了某種幫助，則應不忘致謝。通話結束可主動征求對方意見：“就談到這裡，好嗎？”等對方說完放下話筒，再掛電話。
(二)用語規范
基層公務員的通話用語往往是有一定之規的，這種規范性主要體現在通話人的問候語和自我介紹這兩項基本內容之上。
例如，發話人可以這樣自報家門：“您好，我是市郵政局局長郭華林。”隨後再告訴對方自己找的通話對象：“請問金宇翔先生在嗎？”或者說：“我可以和金宇翔先生通話嗎？”
如果是給尋呼台打電話或者需要總機轉接時，發話人可說：“小姐您好！麻煩您呼8023，謝謝！”或者說：“小姐您好！請幫我接分機號527，謝謝！”如果是回傳呼，發話人可說：“您好！我是李雲，請問剛才誰呼8023？”
為了使發話人及時了解其所撥號碼是否正確，或本人是否發話人所找之人，受話人同樣應當主動自報家門：“您好！市政府接待處，我是王平。”如果是單位共用電話，則只須報上本單位名稱即可。至於“請問您找哪一位”之類的話，則可說可不說。
(三)用語溫婉
通話時語氣的把握至關重要，因為它直接反映著通話人的辦事態度。語氣溫和、親切、自然，往往會使對方對自己心生好感，從而有助於交往進行；語氣生硬傲慢、拿腔拿調，則無助於工作的順利開展。
為確保資訊的準確傳遞，通話人在通話過程中應當力求發音清晰、咬字準確、音量適中、語速平緩。要做到這一點，通話人應當在細節問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2－3厘米的間隔，就能有效保證音量的適度。
如果自己說話帶有口音，或覺察到對方聽著較困難，就應有意識地調整語速和音量；如果由於種種原因聽不太清對方的話，則應委婉地告訴對方：“對不起，我們這邊線路有點問題，我聽不清楚您的聲音，請大點聲好嗎？”對方調整過來後再向對方致謝，切不可抱怨對方。
(四)用語文雅
通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應對自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時高時低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。
除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時應避免過分誇張的肢體動作，以防帶來嘈雜之聲。
四、通話的時間
基層公務員的電話形像不僅體現在準備的實施、語言的運用和態度的把握上，而且還反映在通話人時間感的具備上。通話人時間感的強弱往往能間接而微妙地折射出其辦事效率的高低和工作能力的大小。而對時間感強弱的判斷往往可以從如下三方面予以具體把握。
(一)擇時通話
通話時機的選擇看似平常，實際上至關重要。為確保資訊的有效傳達，發話人應根據通話對象的具體情況選擇適當時機，儘量為受話人多考慮一些，尤其要避免打擾對方休息。
一般而言，公務電話應當在周一至周五的上班時間撥打，不宜在下班之後或例行的假日撥打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐時間“騷擾”他人。如確有急事不得不打擾別人休息時，務必在接通電話後向對方致歉。
如果是打國際長途，則應先計算一下本地與目的地的時差，然後選擇一個合適的時間，應儘量照顧對方是否方便，而不可總是以自己為中心。
(二)安排順序
基層公務員在工作時通常會遇到這樣的情況，即同時有兩個電話待接，而辦公室內暫時只有自己一人，這一問題如何應付呢？
一般而言，公務人員可在接聽任一電話前迅速請求隔壁辦公室的同事幫忙接聽其中一個，自己接另一個，接聽完畢後再詢問另一個電話的具體情況。
但為了不影響其他工作人員，基層公務員可先接聽首先打進來的電話，在向其解釋並征得同意後，再接聽另一個電話，並讓第二個電話的通話對象留下電話號碼，告之稍候再主動與他聯系，然後再迅速轉聽第一個電話。如果兩個電話中有一個較另一個更重要，則應先聽重要的一個。例如應當先聽長途來電再接市內來電，先聽緊急電話再接一般性公務電話等。
不管先接聽了其中的哪個電話，都應當在接聽完畢後迅速撥通第二個電話，不宜讓對方久等。切不可同時接聽兩個電話，或只聽一個電話而任由另一個來電鈴響不止，更不可接通了兩個電話後只與其中一個交談，而讓另一個在線上空等。
(三)節約時間
電話作為一種便捷的通訊工具，其目的在於提高工作效率。因此基層公務員在使用電話時，務必要做到長話短說，以節約通話時間。
基層公務員使用電話要有一個明確的指導思想，即除非有重要問題須反覆強調、解釋，在正常情況下，一次通話時間應控制在3分鐘之內。這一做法在國際上通稱為“通話3分鐘”原則，它在許多國家都被當作一項制度，要求每一位公務員嚴格遵守。
發話人要貫徹“通話3分鐘”原則，首先應當在通話前大致估算一下需要多少時間把話講完，如何安排可使通話時間限定於3分鐘之內。通話時，發話人須明確自己的通話主題，言簡意賅地表達清楚，要做到主次分明、詳略得當，明確什麼該說，什麼不該說，什麼要多說，什麼要少說。說話切勿東拉西扯、漫無邊際，更不可說一些類似“猜猜我是誰”、“知道我找你有什麼事嗎”的廢話。如果通話內容已陳述清楚，就應當及時結束通話，無需嘮叨。
通話過程中，若通話人須取一些相關資料或暫時離開去辦重要事宜時，應在30秒之內解決。若超過30秒，須征得對方同意並致以歉意，或先暫時掛斷電話，完事後再撥打過去。
需強調的是，“通話3分鐘”原則旨在要求基層公務員通話時用語簡潔、節省時間，而並不要求通話人刻意追求3分鐘的精確時限。“通話3分鐘”原則應當主要由發話人靈活把握。
網路禮儀
隨著資訊技術的不斷發展和電腦應用的普及，網路在人類的生產、生活中扮演著越來越重要的角色。在我國，網路已逐漸成為基層公務員執行公務時所使用的一種高效便捷的基本工具。各級行政機關的辦公現代化與網路化已是大勢所趨。
所謂網路，就是將多台電腦連接在一起，使各用戶之間能透過電子郵件、資料庫和其他共享方式得到更好的通訊與交流。網路可分為區域網路和廣域網兩大類，人們熟知的互聯網就屬於廣域網。
網路本質上是一種無形的聯系，是不同的電腦用戶進行資訊共享、通訊與交流的渠道。任何人在使用網路的時候都會直接或間接地影響他人對網路的使用。因此，人們在使用網路時必須遵守一定的網路規則。這些網路規則，就是網路禮儀。
基層公務員在利用網路執行公務時，同樣要遵守網路禮儀。這裡所說的網路禮儀除了大家應當普遍遵守的規則慣例外，還包括基層公務員因其特定身份而必須遵循的特殊網路禮儀。一般而言，基層公務員應當遵守下述規則。
一、特殊的規則
鑒於自身的特定身份，基層公務員在上網時除應當遵守一些眾所周知的基本規則外，還應嚴格遵循以下三條特殊的規則。
(一)公私分明
國家行政機關的電腦是辦公的工具，因此基層公務員在平時使用網路時必須明確自己的上網目的，做到公私分明，不可利用工作之便為個人私利服務。其基本要求是要遵守“公款公用”和“因公上網”這兩項基本原則。
1.公款公用。基層公務員不準利用公款，以公務之名購買個人電腦、軟體或支付因私上網的費用。給基層公務員配備手提電腦，應當嚴格按規定行事，不得浪費國家財產。不準借辦公條件現代化之機和提高個人業務水平之名，利用公款參加各種電腦知識、技能培訓。
2.因公上網。基層公務員不準佔用公家電腦私人使用，為個人謀利，如收發私人電子郵件，玩網路游戲，進行“網上約會”等。尤其不得在閒暇時間，利用單位配給的手提電腦進行娛樂或做其他任何與公務無關的事。
在實際工作中，違背上述規定的現象時有發生。類似的做法不僅極大地浪費了國家財產，而且使公用電腦和網路無法在工作中發揮應有的作用，基層公務員因迷戀於網上的“私人作業”，往往會大大降低其工作效率。
(二)控制時間
基層公務員在利用網路執行公務時，一定要注意時間的把握，做到擇時上網，適度上網。
1.擇時上網。由於在現有條件下，各級行政機關使用網路往往會佔用電話線路，而電話是目前各級機關最常用的對外聯絡工具，因此基層公務員必須對上網時機的選擇明確把握，如果時機不當，例如在平時電話聯絡繁忙的時段上網，就會妨礙本單位的對外交流，不僅是對他人的不敬，而且會影響公務的正常辦理。
2.適度上網。各級行政機關使用網路辦公是為了提高工作效率，但如果基層公務員長時間使用網路，甚至不分晝夜地上網，就會使本單位承擔較重的上網費用負擔，增加行政開支，而且同樣有可能造成本單位與外界聯系的不便。
為解決上述問題，各級行政機關必須采取切實可行的辦法對上網時間進行有效的控制。例如，劃定一個固定的時間段，作為本單位在工作日的統一上網時間，並將此作為一項工作制度確定下來，通知與本單位有聯系的其他單位，請求予以配合。本單位的工作人員只能利用這段時間上網辦公，其餘時間則務必保持電話線路的暢通無阻。
另外，許多公務員上網辦公時間過長是因為其電腦知識和操作技能不過關。因此，基層公務員應當努力提高自己的網路操作能力，從而縮短用時，提高效率。
(三)確保安全
基層公務員因其工作的需要，往往掌握著一些國家機密。基層公務員在使用網路這種極易廣泛、迅速傳遞消息的交際工具時，必須謹慎言行，切不可掉以輕心、洩露機密。
1.嚴守秘密。基層公務員在上網時要注意嚴格保守國家機密，不可把國家機密當成自己炫耀的資本加以傳播，儘量避免在網上談及與自己所知機密相關的話題，更不可借網路這種高效的傳播渠道故意洩密。配有手提電腦的基層公務員應當謹慎保管電腦，不得隨意將電腦借給他人使用，以免電腦中的機密材料外洩。為防萬一，基層公務員應對重要的資料采取嚴格的加密措施。
2.防範“駭客”。基層公務員要防止“駭客”入侵。所謂“駭客”，即指採用非法手段侵入網路伺服器的人。“駭客”往往憑藉其高超的電腦知識和網路操作技術進入重要機構的伺服器，或偷窺機密，或擅改程式，造成網路混亂，並借機謀利，進行高科技犯罪。近年來，我國已發生多起“駭客”入侵事件。
基層公務員一般都具有良好的科學文化水平和較豐富的電腦知識，又往往掌握著本單位、本部門的一些關鍵性網路材料，如果運用不當，或目的不純，很容易步“駭客”後塵，給國家和集體造成巨大損失。基層公務員必須正確運用網路技術，全心全意為人民服務，既不能充當“駭客”，同時又必須防範“駭客”，確保國家機密的安全。
二、具體的要求
除了上述與其身份相應的規則外，基層公務員在使用網路時還必須對一系列網上漫游的基本規則予以充分的認識和嚴格的遵守。
在這些規則中，有的涉及網路使用操作的具體步驟、程式、方法等，是關於“必須怎樣”的網路“法律”問題，如不遵守，就無法正常使用網路；有的則涉及到“應該怎樣”一類的網路“道德”問題。這些規則雖不具有強制性的約束力，但仍要求人們嚴格遵守。對於基層公務員來說，對這些“道德性”規則的遵守，將有助於自身形象的維護。
下面就以收發郵件和查閱資訊這兩項公務員最常用的操作方式為例，對使用網路的一般性規則予以闡述。
(一)收發郵件
電子郵件，即透過電腦網路在用戶之間傳遞的各種資訊。電子郵件是迄今為止最為方便快捷的通訊方式之一。
收發電子郵件是基層公務員利用網路辦公最常見的內容，也是最重要的方式。在收發電子郵件的不同階段，基層公務員都務必要遵循一定之規。
1.撰寫與發送。電子郵件的撰寫與發送皆有一定之規。
一是為節約國家財產，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應先在離線狀態下撰寫，並將其保存於發件箱中。然後在準備發送時再連結網路，一次性發送。
二是所撰寫的必須是公務郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用作私人聯系途徑之用，不得將單位郵箱地址告訴親朋好友。
三是在地址板塊上撰寫時，應準確無誤地鍵入對方的郵箱地址，並應簡短地寫上郵件主題，以使對方對所收到的資訊先有所了解。
四是在消息板塊上撰寫時，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。郵件篇幅不可過長，以便收件人閱讀。
五是郵件用語要禮貌規范，以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部採用大寫字母，否則就像是發件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。
六是不可隨便發送無聊、無用的垃圾郵件，無端增加網路的擁擠程度。
七是要保守國家機密，不可發送涉及機密內容的郵件，不得將單位郵箱的密碼轉告他人。
2.接收與回覆。接收與回覆電子郵件時，通常應注意以下幾點：
一是應當定期打開收件匣，查看有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回覆。
二是應當及時回覆公務郵件。一般應在收件當天予以回覆，以確保資訊的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題，則可先電告發件人業已收到郵件，再擇時另發郵件予以具體回覆。
三是若由於因公出差或其他原因而未能及時打開收件匣查閱和回覆時，應迅速補辦具體事宜，儘快回覆，並向對方致歉。
3.保存與刪除。基層公務員應當注意電子郵件的保存與刪除。
一是要定期整理收件匣，對不同郵件分別予以保存和刪除，不可使郵箱過於擁擠。
二是對需要保存的郵件，應當複制成其他形式，更為安全地保留下來。既可複制在硬碟或磁片上，也可列印成稿，與公文歸為一類。
三是要及時清理刪除與公務無關的垃圾郵件，或已無實際價值的公務郵件，以及已被複制的其他公務文件。
(二)查閱資訊
出於工作需要，基層公務員往往會上網查閱一些重要的新聞或資料。一般而言，這些資訊的查閱透過新聞網和萬維網兩種途徑進行。查閱資訊也有一定之規。
1.作好準備。基層公務員在上網前，對於自己要查找的內容和要登陸的網站應有大致的了解，並提前做好記錄、下載或列印的準備。目標明確後，上網時就能直奔主題，不至於在網上漫無目標地臨時查找。
2.提高效率。在網上查閱資料需要一定的技巧和方法。基層公務員應當熟練地掌握和運用這些技巧和方法，從而提高辦公效率，節約費用。對於所需要的資料可及時下載，不宜在網上長時間瀏覽。
3.獨善其身。在網上經常會有一些虛假的消息廣泛傳播，甚至有非法的內容大肆其道。基層公務員要保持清醒的頭腦，增強辨識能力，不要輕信他人所言，更不要人云亦雲、以訛傳論，甚至主動發佈假消息以致謬種流傳。
4.文明交流。在網上與人交流時，應確保用語的規范和文明，不得使用攻擊性、侮辱性語言。另外，電腦有自身獨特的語言符號系統，基層公務員應當對其加以了解。例如表情符：
 ：) 表示微笑；：(表示皺眉；：|表示冷漠；：d表示大笑。又如縮略語：btw：順便說一句；fyi：僅供參考；otoh：另一方面；imho：據我愚見。
對於上述語言符號，應當謹慎使用，以免對方不解進而導致交流受阻。基層公務員則應對此熟練掌握，以便理解他人所言。
5.言語有度。為維護自身形象和各級行政機關的形象，基層公務員切不可以單位或部門名義在網上任意發表個人對新聞時事的看法，尤其不能發佈假消息或洩露國家機密。另外，不得在網上做生意和招攬用戶。
除了收發郵件和查閱資訊外，互聯網還能為人們提供其他各種服務，如網上交談、網上購物、電子公告板等。基層公務員雖不得在工作時間享用這些私人服務項目，但完全可在閒暇時間，在家或其他場合接觸這些內容，而且同樣應當遵守其一定之規。例如進入聊天室前應先打招呼，不宜頻繁更換別名，玩網路游戲時不得以各種方式作弊等。事實上，人們在社交場合的一些行為準則也適用於網上交流。 |
